שעון נוכחות לעובדים

כל מה שרציתם לשאול על שעון נוכחות לעובדים – מה ההבדל בין סוגים שונים של שעונים, איך מקבלים נתונים אמינים על שעות העבודה, איזה חובות יש לכל מעסיק מבחינת פירוט בתלושי השכר ומה ההבדל בין זיהוי ביומטרי לבין דיווח באפליקציה? אם השאלות האלה מעניינות אותך, הגעת לכתובת הנכונה

התפקיד של שעון נוכחות הוא לעקוב אחר השעות שבהן העובדים מגיעים ועוזבים את העבודה.

במקביל, אותו שעון גם יכול לאפשר החתמה מרובעת של שתי כניסות ושתי יציאות לעובדים שאופי העבודה שלהם מחייב את זה.

במידת הצורך, ניתן להתאים את השעון לעוד דרישות מיוחדות ולהגדיר אותו כך שיאפשר סימון של חריגות מהשגרה – החל מיציאות מרובות להפסקות ועד שעות נוספות שמחייבות תגמול בתוספת שכר.

הבעיה היחידה היא שלא כל המעסיקים מעריכים את היתרונות של שעון נוכחות לעובדים או יודעים איך לעבוד איתו.

בשביל לפתור את זה ולהצטרף אל המאה ה-21 עם כלים מודרניים שמשרתים גם את האינטרסים של המעסיקים וגם את הדרישות של העובדים, כדאי להכיר לעומק את המאפיינים של שעוני נוכחות ואת היתרונות שלהם.

מהם הסוגים הקיימים למערכת נוכחות בעבודה?

מערכת נוכחות מקיפה כוללת בתוכה שעון נוכחות לעובדים שאותו בוחרים לפי היקף העבודה, מספר העובדים או דרישות מיוחדות.

בתוך המערכת יכול להיות למשל שעון נוכחות מכאני, מגנטי, מבוסס קרבה, ביומטרי, דיגיטלי או אינטרנטי.

לכל שעון נוכחות לעסק יש מאפיינים אחרים וזה יתרון מהותי.

כך לדוגמא השעון המכאני זול אבל מיושן וקל לזייף את הנתונים שמופיעים בו, בעוד השעון המגנטי אמור להתגבר על חלק מהחסרונות בכך שהוא מאפשר הפקת כרטיס ייעודי לכל עובד שאותו צריך להעביר פיזית בקורא כרטיסים.

לשם השוואה, סוג אחר של מערכת נוכחות בעבודה כולל שעון מבוסס כרטיס קורא קרבה שבו לא צריך להעביר את הכרטיס בתוך החריץ אלא רק לקרב אותו למכשיר.

לעומת זאת, בקטלוג של חברה מקצועית כמו זמן אמת שעון נוכחות מהדור החדש כבר מבוסס על טכנולוגיה אחרת לגמרי.

אפשרות אחת למשל היא לבחור בטכנולוגיה ביומטרית של שעון נוכחות טביעת אצבע או זיהוי פנים, כדי למנוע זיופים ולהבטיח איסוף מדויק ואמין של הנתונים.

אפשרות אחרת היא להתקין אצל העובדים אפליקציה שעון נוכחות שמתאימה גם לדיווח מרחוק ולעובדים שעובדים מהבית.

זהו למעשה שעון דיגיטלי, בו העובדים יכולים להזין את הפרטים שלהם באפליקציה ייעודית ולהעביר את הדיווח בלי להיות פיזית בבית העסק.

שעוני נוכחות לעובד בחינם

השעונים הפיזיים שאותם צריך להתקין בבית העסק על מנת לדווח נוכחות יקרים יותר מהשימוש באפליקציות. עם זאת, בשני המקרים ניתן להצטרף לתקופת ניסיון מסוימת בחינם.

האופציה הזו של שעון נוכחות חינם מתאימה למשל לעסקים קטנים, למי שלא יודעים בדיוק מה יהיו הצרכים שלהם גם בטווח הבינוני וגם בטווח הארוך ולמי שמעוניינים להחליף את הטכנולוגיה הקיימת לדיווחי נוכחות בטכנולוגיה אחרת וחדשה יותר שהם עדיין לא מכירים. אם השימוש בשעון הוא בחינם, אין למעשה סיבה לוותר עליו.

מה המחיר עבור שעון נוכחות מקצועי?

העלות של שעוני נוכחות פיזיים להתקנה בבית העסק אינה קבועה אלא דינאמית. בין היתר, היא מושפעת מהפרמטרים הבאים:

• סוג הטכנולוגיה שבה השעון אוסף את הנתונים
• מספר העובדים המוגדרים במערכת לחישוב השכר
• רמת האבטחה על המערכת
• היצרן של המכשיר
• המפרט הטכני המלא

באופן כללי, עלות חודשית ממוצעת של שעון נוכחות אפליקציה למשל עומדת על 7-19 ש"ח לכל עובד.

לעומת זאת, המחיר של התקנת שעון פיזי בבית העסק מתחיל מכמה מאות שקלים ויכול להגיע לאלפי שקלים במידה ומדובר על טכנולוגיה ביומטרית מתקדמת ומשוכללת.

בכל מקרה, המחיר הוא רק חלק מתוך מערכת שיקולים רחבה יותר ולכן לא כדאי להסתכל רק עליו.

אפליקציה לנוכחות

ההוכחה הניצחת לכך שכל הוצאה על דגמים המתקדמים של שעוני נוכחות היא השקעה משתלמת היא אפליקציה שמאפשרת דיווח מרחוק.

בעוד שעון רגיל מתאים רק לעובדים שמגיעים פיזית אל בית העסק.

האפליקציה משנה לגמרי את התמונה:

היא מאפשרת לדווח נוכחות מהטלפון הנייד, היא זולה יותר מהשעון הפיזי בבית העסק וניתן לצפות באמצעותה במיקומי הדיווח של האמת.

מבחינת המעסיק, אפליקציה לנוכחות היא פתרון מעולה גם בגלל שהיא מאפשרת הגבלת דיווח לפי אזורי מיקום מורשים או הגבלת דיווח לפי כתובות IP.

זה אומר לדוגמא שניתן לחייב את העובד לדווח נוכחות רק אם הוא נמצא פיזית בבית העסק, או רק אם הוא בקרבת כתובת המגורים שלו.

במידה ומדובר על עובדים שנמצאים בחו"ל או בפגישות עסקיות, ניתן לקבל את נתוני הנוכחות ישירות למערכת בזמן אמת ולצפות בהם מכל מקום ובכל זמן.

האפליקציה היא פתרון שמתכתב מעולה עם מאפייני העבודה בשוק המודרני והוא מאפשר למעסיקים להמשיך לסמוך על העובדים שלהם.

בצד של העובדים, האפליקציה הייעודית היא כלי יעיל למעקב עצמי אחר נתוני השכר ולבניית צפי לגבי תלוש המשכורת.

שעון נוכחות ביומטרי בטביעת אצבע

גם לשעון הביומטרי יש את היתרונות שלו.

טביעת אצבע לדוגמא היא משהו שאי אפשר לזייף וכאשר מעסיקים מקבלים את הנתונים מהשעון הזה, הם יודעים בוודאות מי היה במשרד, מתי העובדים הלכו ומה צריכה להיות המשכורת שלהם.

במידה ועובד בוחר להגיש תביעה נגד המעסיק, המעסיק יכול להשתמש בנתוני המערכת הביומטרית על מנת להוכיח את עמדתו בבית המשפט ולעשות את זה באחוזי הצלחה של 100%.

לסיכום, שעון נוכחות לעובדים הוא ממש לא משהו שכדאי להתעלם ממנו.

גם אם עד היום היו לך שאלות לגבי שעונים כאלה והאופן שבו הם תורמים לך, סביר להניח שכבר הבנת מה היתרונות שלהם ועד כמה הם הופכים את העסקת העובדים לעניין נוח, משתלם ורווחי יותר עבורך גם עכשיו וגם בעתיד.