שעון נוכחות אפליקציה – ניהול עובדים חדשני, הדרך החדשנית והטובה ביותר לנהל את שעות הנוכחות של העובדים ולדווח בצורה מדויקת את נתוני השכר שלהם היא באמצעות אפליקציה ייעודית.
בנוסף, זהו כלי שמאפשר דיווח נוכחות גם מרחוק ולכן הוא מתאים לטכנאים, אנשי מכירות ועבודה מהבית
דיווח נוכחות מדויק הוא אחד הנושאים החשובים ביותר עבור העסק המודרני. בעלי עסקים מבינים היטב את החשיבות של דיווח מדויק מן הסוג הזה מבחינת ההשפעה שלו על הרווחים הנקיים שלהם בסוף החודש, על המוטיבציה של העובדים ועל הפיקוח והבקרה. עם זאת, לא כל המעסיקים משתמשים בארגז הכלים האופטימאלי ורבים לא מכירים את הדרכים החדשניות והמשוכללות לנהל עובדים מהמשרד או מרחוק.
הפתרון המומלץ שמרכז את כל היתרונות ומרכז אותם בכלי אחד יעיל ואפקטיבי הוא כמובן אפליקציה ייעודית. בעידן שבו לכל אחד ואחת מאיתנו יש בהישג יד מכשיר טלפון חכם עם חיבור לאינטרנט שאליו אפשר להוריד את כל סוגי האפליקציות בלחיצת כפתור, היה זה רק עניין של זמן עד שגם המעסיקים יתחילו לזהות את הפוטנציאל.
מהו שעון נוכחות באפליקציה?
שעון נוכחות באפליקציה הוא כלי שמאפשר לדווח נוכחות מהנייד עם בקרה ועם או בלי הגבלה על מיקום המכשיר. זה אומר שעבור חלק מהמעסיקים ניתן להגביל את המיקום של המכשיר לצורך דיווח על שעות הנוכחות רק אם המעסיק מגיע פיזית למשרד, בעוד עבור מעסיקים אחרים דווקא הדיווח על שעות העבודה מרחוק הוא זה שמשחק תפקיד.
בקטלוג המעודכן של חברות כמו זמן אמת שעון נוכחות כבר כולל בתוכו את האפשרות של חיבור לאפליקציה. מכאן והלאה, כל שנותר לבעלי עסקים לעשות הוא להבין כיצד זה עובד ולנצל את היתרונות שלו.
איך זה עובד?
מבחינה טכנית, אפליקציה שעון נוכחות היא כלי פשוט אך יעיל. זה עובד ככה שהעובדים קודם מורידים את האפליקציה הרלוונטית למכשיר שלהם, המעסיק מבצע סנכרון לתוכנה ממוחשבת שמבצעת את החישוב של השעות ואפשר גם לבחור מי מקבל הרשאות לצפייה בנתונים. לאחר מכן, המעסיק מחליט האם כל עובד יכול לדווח שהוא הגיע לעבודה רק במידה והוא נמצא פיזית בבניין – או לחילופין לאפשר דיווח על עבודה מרחוק.
האפליקציה הופכת את האפשרות של שעון נוכחות לעובדים לנגישה וזמינה יותר מאי פעם. זהו לא רק כלי יעיל למעסיק עבור ניהול עובדים חדשני, אלא גם אמצעי שבו העובדים עצמם משתמשים כדי לדעת מה תהיה המשכורת שלהם בסוף החודש, כיצד היא חושבה, האם יש טעם להגיש התנגדויות, איפה הם עומדים מבחינת שעות נוספות ועוד.
מהם היתרונות של שימוש באפליקציה למעקב אחר נוכחות?
השוואה בין סוגים שונים של שעוני נוכחות מבליטה בצורה ברורה את היתרונות של אפליקציה ייעודית.
הנה למשל חלק מהיתרונות הבולטים שאותם כדאי למעסיקים ולעובדים להכיר:
- ניתן לדרוש מהעובדים לדווח נוכחות גם אם הם לא נוכחים בעסק
- זהו תחליף משתלם לשעון נוכחות פיזי בעסק
- אפשר לצפות בזמן אמת במיקומי הדיווח של העובדים
- ניתן להגביל דיווח לפי אזורי מיקום מורשים (בית העסק, אתרי לקוחות, כתובת העובד וכן הלאה)
- ניתן לבצע הגבלת דיווח לפי כתובות IP
- הנתונים מגיעים ישירות לתוכנת חישוב וניהול השכר
- ניתן לצפות בנתוני העובדים מכל מקום ובכל זמן – כולל ביצוע חישוב השכר לפי יום, שבוע או חודש
- אפשר לבצע סנכרון עם תוכנות נוכחות קיימות
מהן התכונות העיקריות של שעון נוכחות באפליקציה?
עוד דרך טובה להבין מה היתרונות של שעון נוכחות לעסק שמבוסס על אפליקציה היא להסתכל על התכונות שלו לעומת האלטרנטיבות. התכונה הבולטת בהקשר הזה היא כמובן החיבור של ה App לאינטרנט, שהיא ייחודית בהשוואה לשעון נוכחות שאותו צריך להחתים פיזית או ידנית.
בנוסף, זו תכונה עיקרית של האפליקציה שאפילו לא קיימת בתוך שעון נוכחות טביעת אצבע בטכנולוגיה ביומטרית מתקדמת ומשוכללת. עוד יתרון של שעון נוכחות אפליקציה הוא שבחלק מהמקומות ניתן להוריד אותה בחינם. אפשר למשל לנסות שעון נוכחות חינם לתקופה מסוימת ורק אז להחליט האם להטמיע את התוכנה בכל המכשירים הניידים של העובדים, או להחליט מראש על התחייבות לתקופה ארוכה במחיר מוזל.
שעון נוכחות אפליקציה מאפשר לרשום שעות עבודה של מי שמעסיקים עובדי שטח, רוצים לאפשר לעובדים שלהם לדווח שעות גם מהבית ולחברה קטנה שרוצה לחסוך בהוצאות על שעון פיזי. בהקשר הזה, התכונות הבולטות הן שהאפליקציה תומכת באופן מלא בעברית ובאנגלית, ניתן לנהל את ההרשאות בהתאם לצרכי הארגון ואפשר להתחבר בקלות באמצעות מספר הטלפון הנייד של העובד ולאחר וידוא של המספר בהודעת סמס.
מהם החסרונות בשימוש בשעוני הנוכחות באפליקציה?
החיסרון של האפליקציה הוא שצריך להתקין אותה על מכשיר פרטי של העובדים. חוץ מזה, יש אפליקציות שלא עומדות בסטנדרטים המקובלים מבחינת בקרת איכות ובטיחות המידע. בשביל להתגבר על החסרונות האלה ולנצל את היתרונות של שעון נוכחות אפליקציה חשוב להוריד אותה מגורם אמין בלבד.
