פתרונות טכנולוגיים הכוללים שעוני נוכחות לצורך חישוב זמני עבודה, דיווח מבוסס GPS, ניהול העדרויות, קליק אחד לתחילת יום עבודה לסיום
ייבוא, שיווק שעון נוכחות, מערכות בקרה ותוכנה, חיסכון וביטחון עסקי, פרודוקטיביות ושירות מעל הכל! אנו מובילים את תחום ניהול שעות העובדים בישראל, נותנים שירות ומענה לכל שאלה ואתגר טכנולוגי ופתרונות HR בכל מקום בארץ.
חישוב אוטומטי מערכת בקרת נוכחות של עובדים, הפקת דוחות מתוזמנים, דיווח נוכחות מחשבים, מניידים ואפליקציה, היישר לרואה החשבון ולהעברת נתונים לתוכנת השכר
שעון לדיווח נוכחות כבר מזמן נוח וקל לשימוש מכל מקום בארץ, גם לשירותי אאוסורסינג וגל לעובדי חברה, מנהל יכול לדעת בזמן אמת נתונים ולקבל התראות, כלי ניהולי מדהים
שמירת דטא ללא מגבלת זמן, חתימה דיגיטלית שאינה משתמעת לשתי פנים, החל מסריקה וניתוח שבועי/חודשי ושנתי של העובדים, דוחות סיכומים וסטטיסטיקות במקום אחד
העניין עם המלצות על שעונים מורכב יותר מכפי שנהוג לחשוב. המלצה היא כלי מעולה ללמוד מתוך חוכמת ההמונים ולדעת באיזה מוצרים להתמקד, אבל לא כל שעון שמתאים לבית עסק אחד בהכרח יתאים גם עבור בית עסק אחר. לכן חשוב להסתכל על ההמלצות בעירבון מוגבל ולבדוק היטב מי נותן אותן.
אפשר לקבל למשל המלצות אובייקטיביות מקולגות, מעסיקים אחרים או אפילו חברים ומשפחה שפגשו שעונים מוצלחים בעבודה ומעוניינים לתת עליהם חוות דעת חיוביות. אם לא מכירים אישית אנשים כאלה, ניתן להרחיב את החיפוש ולקרוא ביקורות על שעונים מומלצים באתרי אינטרנט ורשתות חברתיות. כל עוד זוכרים שהדבר החשוב ביותר הוא להתאים את התכונות ואת המאפיינים של כל שעון לצרכים המיוחדים לדרישות של כל בית עסק, השמיים הם הגבול מבחינת אופן השימוש בהמלצות הקיימות.
לסיכום, ניהול עובדים נוח וחדשני מבוסס ובצדק על שימוש בשעונים שמאפשרים לקבל נתוני נוכחות מדויקים. עובדים היום מבצעים את המטלות שלהם בכל שעה, מכל מקום ועם שלל אמצעים טכנולוגיים מתקדמים, אז מן הראוי שיעמדו לרשותם כלים מתקדמים גם לצורך דיווח השעות או המעקב אחריהן. מבחינת המעסיק, החדשות הטובות הן שהשעונים הקיימים ממלאים את התפקיד שלהם על הצד הטוב ביותר ואף מתכתבים עם המאפיינים המיוחדים והמעודכנים של תקנה 24 לחוק הגנת השכר. אם מעסיקים רוצים לשמור על העובדים שלהם מרוצים ותוך כדי גם לשפר את הרווחיות בסוף החודש או השנה, השעונים המומלצים שקיימים כיום בשוק מספקים עבורם את הפתרון המלא והמקיף ביותר.
הדרך הכי נוחה, יעילה וחדשנית לנהל עובדים היא להקצות עבורם שעון שמאפשר דיווח אמין של שעות הכניסה והיציאה מהעבודה. בנוסף, אפשר להתאים את המפרט והתכונות של כל שעון לאופי והיקף העבודה וכך לשפר את הביצועים ולחסוך הוצאות
דיווחי נוכחות הם נושא קריטי לכל בית עסק שמעסיק עובדים. רוב העובדים מתוגמלים לפי שעה ולכן חשוב לדעת בצורה מדויקת מתי בדיוק הם התחילו את יום העבודה שלהם, מתי הם יצאו מהעבודה ומתי הם נשארו מספיק זמן על מנת לצבור שכר בגין שעות נוספות. במקביל, למעסיק יש אינטרס לקבל דיווחים מדויקים על שעות העבודה כדי לדעת מה המשכורות שעליו לשלם בסוף החודש ומה יהיו הרווחים הנקיים שלו – הכנסות בניכוי הוצאות (כולל תשלומי משכורות).
לדיווח מסודר של הנוכחות יש גם משמעות עבור העובדים. קודם כל, המוטיבציה של העובדים מושפעת מהאופן שבו מחשבים את השכר שלהם. אם המעסיק טועה בחישובי השכר וזה חוזר על עצמו מדי יום או מדי חודש, המוטיבציה של העובדים עלולה להיפגע. במקרים כאלה גם המוניטין של בית העסק נפגע, מה שעלול לבוא לידי ביטוי בתחושה של הלקוחות כלפיו.
חוץ מזה, העובדים צריכים לקבל כלי שמאפשר להם לעקוב אחר שעות העבודה שלהם גם בצורה עצמאית לגמרי. זה מונע מחלוקת מול המעסיק או מחלקת משאבי אנוש, עוזר לעובדים לדעת מה תהיה המשכורת שלהם בסוף החודש ובעיקר מייצר אצלם תחושת ביטחון.
כאן בדיוק נכנס לתמונה התפקיד של שעון ייעודי. תפקידו של השעון הוא לאפשר דיווחי נוכחות בצורה מהירה, יעילה, חדשנית ואמינה. אמנם קיימים סוגים שונים של שעוני נוכחות ולכל אחד מהם תכונות אחרות, אבל המאפיין המשותף לכולם הוא מעקב מדויק יותר אחר הנתונים בכלל ואחר שעות העבודה בפרט.
עוד תפקיד של שעון נוכחות הוא לאפשר סנכרון מלא, אוטומטי ובזמן אמת עם מערכות שמחשבות את השכר. בעוד השעון הוא הרכיב הפיזי והחומרה, התוכנה מאחורי הקלעים היא זו שמבצעת את החישוב של השכר. הסנכרון בין השעון לבין התוכנה מוכיח את עצמו עבור המעסיק, כי זה אומר שבסוף החודש ניתן לקבל נתונים מדויקים בלחיצת כפתור אחת בלבד.
במילים אחרות, התפקיד של שעון נוכחות לעסק הוא לשפר באופן כללי את כל ההתנהלות סביב הנושא הרגיש של חישובי שכר. העובדים מתרגלים מהר לשעון, מחלקת משאבי אנוש משתמשת בו על מנת ללבן מחלוקות והמעסיק יכול בכל רגע נתון לדעת מה בדיוק העובדים עושים, מתי הם הגיעו, מתי עזבו את המשרד ומתי צריך לשלם להם על שעות נוספות.
מלבד האמור לעיל, השעון ממלא תפקיד חשוב באופן שבו מעסיקים ממלאים את הפרטים על שעות העבודה של העובדים שלהם. הנתונים הגולמיים הנאספים על ידי השעון הם הבסיס להתנהלות מול העובדים ובלעדיהם אי אפשר לבצע חישובי שכר. יתרה על כך, בלי השעון שממלא את התפקיד שלו לא יכולים המעסיקים לעקוב אחר הביצועים שלהם במשך תקופות ארוכות: כמו למשל מה היה ממוצע המשכורות של העובדים בשנה מסוימת לעומת שנה קודמת, מה הצפי למשכורות בשנים הבאות ואיך כל זה משפיע על תזרים המזומנים או על התכנית העסקית הרחבה יותר.
אי אפשר לדבר על היתרונות השונים של שעון נוכחות לעובדים בלי להזכיר את האופן שבו מבצעים חישובי שכר. ניתן לחשב שכר במערכת נוכחות במידה והנתונים מגיעים בצורה אמינה, מדויקת ורציפה. זה כאמור התפקיד של השעון ולכן הוא כל כך יעיל בכל סוגי העסקים. אם לעסק יש עובדים וצריך לשלם להם משכורת – כדאי שהנתונים ייאספו באמצעות שעון ייעודי וחשוב שחישוב השכר עצמו יבוצע בצורה כמה שיותר מדויקת.
לשם השוואה, כל שגיאה בחישוב השכר גוררת עלויות מיותרות. היא מבזבזת למעסיק ולעובד זמן, יוצאת עוגמת נפש ואף באה על חשבון משאבים שאותם בית העסק יכול להקצות לטובת שימור לקוחות או פיתוח עובדים. בשביל למנוע את השגיאות בחישובי השכר, מבצעים את החישוב במערכת נוכחות ייעודית.
התנאי לחישוב שכר במערכת נוכחות הוא סנכרון בין הנתונים הנאספים על ידי השעון לבין האופן שבו המערכת הממוחשבת מקבלת את המידע. בניגוד למה שנהוג לחשוב, לא כל מערכת נוכחות עובדת עם כל סוג של שעון. לכן אחד הדברים הראשונים שבודקים לגבי שעון נוכחות חינם או בתשלום היא עם איזה מערכות חישוב שכר הוא עובד. לאחר מכן קל יותר להתאים את השעון לצרכים של העסק, לקבל את דיווחי הנוכחות מעובדים בכל הדרגים ולבצע את חישובי השכר באופן אמין.
כדאי לכל מעסיק לבחור היטב גם את השעון וגם את מערכת הנוכחות. המטרה צריכה להיות שימוש במערכת נוכחות כמה שיותר אמינה, מדויקת, קלה ופשוטה לתפעול. כאשר המערכת עונה על הצרכים האלה, סביר להניח שדיווחי הנוכחות יהיו אמינים יותר ושניתן יהיה לסמוך עליהם. במידה והמעסיק לא יודע האם ואיזה שעון עובד עם כל סוג של מערכת נוכחות, אפשר להשוות בין הדגמים על פי המפרט הטכני המלא המתואר על ידי היצרן.
תקנה 24 לחוק הגנת השכר נכנסה לתוקף בחודש פברואר 2009 על מנת להסדיר את חובת המעסיק מבחינת ניהול פנקסי שכר מצד אחד והחובה לתת תלוש שכר לעובד מצד שני. מטרת התקנה היא לדון באופן מפורט ברכיבי השכר שהמעסיק חייב לכלול במסמכים האלה, כדי שהעובדים יידעו על מה בדיוק הם תוגמלו. חוץ מזה, תקנה 24 לחוק הגנת השכר קובעת איזה ניכויים אסור לבצע משכר העובדים ומתי זה עולה לכדי עבירה פלילית.
תקנה 24 לחוק הגנת השכר חשובה בהקשר של הקצאת פתרונות נוכחות עבור בתי עסק ומעסיקים. כמו שאפשר ללמוד מתוך קטלוג של חברות כמו זמן אמת שעון נוכחות הוא כיום כלי שכיח ופופולארי, אך אחת הסיבות לכך היא תקנה 24 לחוק הגנת השכר: הוא עוזר להסדיר את תשלומי השכר לעובדים שכירים במשק והוא מגביר את השקיפות בין המעסיק לבין המועסקים.
כאן המקום להזכיר שגם לפני תקנה 24 לחוק הגנת השכר חלה חובה על המעסיק לנהל פנקסי עבודה. מאז ומעולם היה צריך המעסיק לפרט איזה שכר מגיע לעובד, מה השכר ששולם לו ואיזה סכומים נוכו. החידוש הוא באופן שבו תקנה 24 לחוק הגנת השכר עוזרת לשמור על זכויות העובדים ובאופן שבו מיישמים את החובות החלות על המעסיקים בכמה היבטים חשובים:
כל התקנות הקיימות לעיל מעידות בצורה ברורה על היתרונות של שעונים המאפשרים דיווחי נוכחות מדויקים. תקנה 24 לחוק הגנת השכר מחדדת היטב את החשיבות של התקנת השעון, למשל בגלל שנטל ההוכחה עובר אל המעסיק. באמצעות השעון שמותקן בבית העסק או מופעל מרחוק באמצעות אפליקציה, ניתן להשיג הוכחה משמעותית באשר לשעות העבודה בפועל. זה מקל על המעסיק להוכיח את הטענות שלהם קודם כל ישירות מול העובד, אבל גם אחר כך מול בית המשפט.
במידה ומעסיקים בוחרים שלא להתקין את השעון המאפשר דיווח מהיר, נוח, מתקדם ואמין של שעות הנוכחות, תחול עליו החובה לרשום את השעות בדוח שנחתם מדי יום על ידי העובד ואף להוסיף חתימת אחראי שהמעביד מינה לצורך כך. זה כמובן פחות מומלצת לכל סוגי המעסיקים, כי יש על זה רק שליטה מוגבלת וקיים פתח רחב מאוד לטעויות.
בסופו של דבר, תקנה 24 לחוק הגנת השכר היא רק חלק מתוך תהליך ארוך יותר שבו מוטלות חובות על מעסיקים במסגרת הגנה על זכויות העובדים. גם מעסיקים שלא מסכימים עם תקנה 24 לחוק הגנת השכר צריכים ליישם אותה, כי אחרת הם חושפים את עצמם לשורה ארוכה של תביעות או סנקציות. חוץ מזה, כיום אין באמת סיבה לא לשמור על תקנה 24 לחוק הגנת השכר – בעיקר לאור המגוון הרחב של השעונים הקיימים בשוק ומאפשרים דיווחי נוכחות יעילים ואמינים.
מעסיקים שמבינים את המשמעות של תקנה 24 לחוק הגנת השכר ורוצים לנצל אותה צריכים לעבור לשלב שבו הם משווים בין סוגי השעונים הקיימים בשוק. השוואה כזו חשובה גם משום שהיא מאפשרת למעסיק לנצל את כל היתרונות של השעונים הקיימים, אך גם בגלל שהיא עוזרת לו לחסוך בהוצאות. את ההשוואה כדאי להתאים כמובן למאפיינים השונים של כל עסק ולצרכים שלו מבחינת מספר העובדים, אבל צריך לבצע אותה גם על בסיס פרמטרים אובייקטיביים.
הנה למשל ההבדל המרכזי בין השעונים הקיימים בחלוקה לפי קטגוריות בולטות מבחינת מפרט, יתרונות, תכונות ומאפיינים:
תן לנו לתת לך את הטוב ביותר עבורך. מלא פרטים עכשיו!
