כל מה שאתם חייבים לדעת על שעון נוכחות לעסק – היכרות עם מאפיינים שונים של פתרונות נוכחות ושכר היא מידע בסיסי לכל מעסיק, במאמר הבא נסביר מה מאפיין את הפתרונות החדשים, איך מאפשרים לעובדים לדווח נוכחות גם מרחוק ולמי זה מתאים
עובדים צריכים לדווח את שעות הנוכחות שלהם והמעסיקים חייבים לעקוב אחריהם. שעות הנוכחות קובעות מה יהיה השכר של העובד, האם יש צורך לתגמל אותו בגין שעות נוספות וכמובן גם מה יהיו הרווחים הנקיים של בית העסק. בגלל החשיבות של דיווח שעות הנוכחות, כדאי למעסיקים לבחור היטב את הכלי שבו הם משתמשים על מנת לאסוף את הנתונים.
בקטלוג של חברה כמו זמן אמת שעון נוכחות הוא כבר מוצר בסיסי, אך עדיין מעסיקים רבים לא ממש מבינים כיצד הוא עובד ומה העלות שלו. יתרה על כך, יש מעסיקים שיכולים ליהנות מכל היתרונות של פתרונות כאלה אבל הם בכל זאת לא מנצלים אותם אפילו בדגמים של שעון נוכחות חינם או לתקופת ניסיון בלבד.
מהו שעון נוכחות עסקי?
הטכנולוגיה מאחורי שעון נוכחות לעסק פשוטה אך יעילה. זהו שעון שבו העובדים משתמשים כדי לדווח באיזה שעה הם התחילו לעבוד ובאיזה שעה הם סיימו. בצד של המעסיק, השעון הוא כלי שמאפשר לקבל דיווחים בזמן אמת או בסוף החודש על חריגות מהשגרה: יציאה או כניסה מוקדמת, שעות נוספות ועוד. קיימים סוגים שונים של שעוני נוכחות והם עובדים בצורות שונות. יש למשל שעון נוכחות טביעת אצבע שמבוסס על טכנולוגיה ביומטרית מדויקת, אבל גם שעון נוכחות אפליקציה שמורידים לטלפון הנייד. חוץ מזה, ניתן להתאים כל סוג של שעון נוכחות לעובדים לפי צרכים ספציפיים של העסק, היקף העבודה ודרישות מיוחדות.
מה העלות של שעון נוכחות עסקי?
העלות של שעון נוכחות היא פונקציה של כמה פרמטרים. בשביל ליהנות מהיתרונות שלו, צריך להתייחס בנפרד לכל פקטור המשפיע על המחיר:
- סוג הטכנולוגיה – הפקטור המכריע ביותר בקביעת המחיר של שעון נוכחות לעסק הוא כמובן המפרט הטכני. ככל שהטכנולוגיה מתקדמת, מאובטחת ואמינה יותר, כך המחיר של השעון יעלה. טכנולוגיה מתקדמת הופכת את השעון להשקעה משתלמת כי היא חוסכת למעסיק טרחה, אבל היא לרוב תהיה מומלצת בעיקר לחברות גדולות.
- מספר העובדים – כל סוג של שעון שמאפשר דיווח מסודר על הנוכחות חייב להסתנכרן עם תוכנת מחשב ייעודית שאוספת את הנתונים. ככל שיש מספר עובדים גבוה יותר, כך העלות של הפעלת התוכנה תהיה גבוהה יותר. לכן המחיר של שעון לעסק קטן עם 1-5 עובדים לדוגמא יהיה נמוך משמעותית לעומת שעון לעסק גדול שבו מעל 50 עובדים.
- תכונות מיוחדות – אפשר להגדיר תכונות מיוחדות לכל סוג של שעון ולשלם עליהן בנפרד. האופציה הבסיסית היא שעון שמאפשר החתמה של יציאה וכניסה בלבד, לעומת שעון שמאפשר החתמה מרובעת של שתי כניסות ושתי יציאות. בנוסף, קיימת אופציה של שעון שמאפשר סימון חריגות מהשגרה כמו יציאה או כניסה מוקדמת, שעות נוספות וכן הלאה.
מבחינת טווח מחירים, שעון זול יחסית ללקוחות קטנים יעלה -200-500 ש"ח, לעומת שעון ביומטרי שהעלות שלו יכולה להגיע ל-800 ש"ח. אם בוחרים אפליקציה שעון נוכחות לעסק, אפשר לנסות אותה לתקופה מסוימת בחינם ואחר כך לשלם כמה עשרות שקלים בחודש עבור השימוש השוטף והקבוע.
כמה גרסאות של שעון הנוכחות העסקי יש?
אפשר לחלק את הסוגים השונים של השעונים ל-6 קטגוריות מרכזיות: שעון מכאני שבו רושמים את זמני הנוכחות על נייר, שעון מגנטי שניזון מתוך קורא כרטיסים ומבצע רישום אוטומטי של השעות, שעון מבוסס כרטיס קרבה שדומה לשעון האוטומטי אבל מבטל את הצורך להעביר פיזית את הכרטיס בתוך החריץ, שעון ביומטרי שפועל על טביעת אצבע או זיהוי פנים, שעון דיגיטלי שקיים באפליקציה ייעודית או תוכנת מחשב ושעון אינטרנטי מאפשר גישה מהמחשב או הטאבלט.
היכרות עם הגרסאות השונות חשובה כי היא מאפשרת לכל מעסיק למצוא את הפתרון המתאים עבורו. מלבד השוואה בין הגרסאות על פי המפרט הטכני או העלויות, הדבר העיקרי הוא להתאים את אופן העבודה עם השעון לאופי העבודה של העסק, למספר העובדים שיש בו ולמסגרת התקציב.
למי כדאי להשתמש בשעון נוכחות?
החדשות הטובות הן שלכולם כדאי ומומלץ להשתמש בסוגים המתאימים להם של שעוני הנוכחות הקיימים.
מעסיקים שמקבלים עובדים פיזית למשרד צריכים להשתמש בשעון הזה כדי לדעת מתי בדיוק הם הגיעו ויצאו ומה צריכה להיות המשכורת שלהם בסוף היום או החודש, בעוד מי שמעסיקים עובדים מרחוק ישתמשו באפליקציה כדי לאפשר דיווחי נוכחות מהנייד עם בקרה ועם או בלי הגבלה על מיקום המכשיר. לכל העסקים כדאי להשתמש בשעוני נוכחות גם כי זה מגביר את המוטיבציה של העובדים. השעון לא רק מקצר את משך הזמן שאותו הם צריכים להשקיע כדי לדווח מתי הגיעו או עזבו את העבודה, אלא גם מעניק להם תחושת ביטחון: בזכות השעון הם יכולים לקבל גישה נתונים, לבצע את חישובי השכר בעצמם ולהיות בטוחים באמינות של המעסיק.
