שעוני נוכחות – הדרך הכי נוחה להפיק לכל עובד משכורת לפי שעות עבודה היא להשתמש בשעון שמאפשר לרכז את הנתונים בצורה חוקית, מלאה, יסודית ואמינה.
במאמר הבא נסביר איך משתמשים בשעון כמערכת מעקב אחר שעות העבודה וכיצד הכי נכון לבחור אותו גם עבור עובדי הייטק וגם בתחומים אחרים. התפקיד של שעוני נוכחות הוא לתעד את הגעת ועזיבת העובדים. תיעוד מן הסוג הזה חשוב, כי הוא מאפשר לכל בעל עסק לבצע חישוב מדויק של המשכורת.
השעון מתאים גם לעובדים שמתוגמלים לפי שעה וגם לעובדים שמרוויחים שכר גלובאלי, היות וכלולים בו פרטים מלאים על שעות נוספות, חיסורים, כניסות ויציאות חריגות מהמשרד וכן הלאה. באמצעות שעון נוכחות לעסק אפשר להרוויח יתרונות רבים. מבחינת העסק עצמו, מדובר ככל הנראה על הכלי היעיל ביותר להפקת משכורת לפי שעות עבודה. מבחינת העובדים, המשמעות היא אמינות גבוהה יותר של הנתונים שעל בסיסם מחשבים את המשכורת.
חוץ מזה, עובדים יכולים לבקש ולקבל גישה שתאפשר להם לעקוב עצמאית אחר השעות וחישוב השכר.
שעון נוכחות כמערכת מעקב אחר שעות עבודה
לכל סוג של שעון נוכחות יש מאפיינים אחרים ויתרון אחד בולט: מעקב יעיל יותר אחר שעות העבודה. אם משתמשים בשעון כמערכת מעקב אחר שעות העבודה, מסנכרנים למעשה בין החומרה לבין התוכנה. השעון משמש בתור החומרה ותפקידו לאסוף את הנתונים, בעוד הסנכרון שלהם לתוכנת מחשב מאפשר את חישוב השכר בפועל. כאן המקום להבהיר שכל החישובים נעשים בצורה אוטומטית אך מתועדת.
המשמעות היא שבאמצעות שעון נוכחות לעובדים יכולים המעסיקים להוכיח איך בדיוק בוצע חישוב השכר, איזה ניכויים הורדו מהמשכורת ומה הנימוק לסכום הסופי. זה מסייע להתנהלות השוטפת מול העובדים ואף יכול להגן מפני סנקציות ועבירות פליליות במקרים שבהם מוגשות תביעות נגד המעסיקים.
שעון נוכחות לעובדי הייטק
ההוכחה להצלחה של שעוני נוכחות היא האופן שבו משלבים אותם בתחומים שונים שלכאורה אין כל קשר ביניהם. כך למשל ניתן לראות בקרב עובדי הייטק שעונים גמישים מאוד מבחינת התכונות והתיעוד שלהם, עם אפשרות לשילוב בין תיעוד ביומטרי ופיזי במקום העבודה עצמו – לבין דיווח של שעות עבודה מרחוק באמצעות אפליקציה. בעזרת שעון נוכחות אפליקציה העובדים יכולים לדווח על תחילת העבודה שלהם מהבית, מהשטח, בפגישות עסקיות ועוד.
האפליקציה מאפשרת לעובדי ההייטק לדווח נוכחות ממכשיר הטלפון החכם והנייד שעומד לרשותם, תוך כדי שהיא משמשת כתחליף זול ואפקטיבי לשעון פיזי. יתרה על כך, אפליקציה שעון נוכחות מתאימה לעובדי הייטק ולארגונים שמעסיקים אותם כי ניתן לצפות במיקומי הדיווח ולהגביל אותו לפי אזורי מיקום מורשים או לפי כתובות IP. בגלל שבתחום ההייטק יש המון מועסקים שעובדים מהבית וכאלה שטסים לפגישות מעבר ליום, אפליקציה ייעודית בשליטה מלאה של המעסיק היא פחות או יותר הדרך היחידה להמשיך לעקוב אחר שעות העבודה ולהבטיח תגמול ראוי.
שעון ביומטרי לנוכחות
לשם השוואה, יש עוד סוגים שונים של שעוני נוכחות שבהם אפשר להשתמש על מנת לשפר את מערכת המעקב אחר שעות העבודה. מלבד תחום ההייטק שבו עובדים בעיקר מהבית או מהלפטופ, יש לדוגמא מקומות שבהם מעדיפים את הטכנולוגיה הביומטרית. זו טכנולוגיה שמאפשרת להפעיל שעון נוכחות טביעת אצבע או סריקת תווי פנים והיא מבטיחה ביצועים מעולים בתוך מאיות השנייה בלבד.
הזיהוי הביומטרי מתאים לבתי עסק ותחומים שבהם העובדים מתבקשים להגיע פיזית למשרד. אם העובדים ממילא מגיעים, עדיף שהדיווח על שעות הנוכחות, היציאה והכניסה יתבצע על בסיס טכנולוגיה ביומטרית זריזה ואמינה ולא באמצעות כרטיסי קרבה שאותם העובדים יכולים להעביר בין אחד לשני. מבחינת המעסיק, הטכנולוגיה הביומטרית היא פתרון מעולה שמאפשר לו בעצמו לסמוך על הנתונים שמגיעים מהמערכת.
היות ואי אפשר לזייף נתונים ביומטריים ובגלל שלכל עובד או עובדת יש טביעת אצבע ייחודית – תרתי משמע – המעקב אחר שעות הנוכחות הופך ליעיל ונוח מאי פעם.
מעקב אחר שעות עובדי החברה
בסקירת קטלוג מקיף של חברה מקצועית כגון זמן אמת שעון נוכחות מתגלה כפתרון האופטימאלי לצורך מעקב אחר שעות עובדי החברה. הסיבה לכך שצריך קטלוג רלוונטי כדי לגלות עובדה כזאת קשורה למגוון הרחב של השעונים הקיימים כיום: החל משעונים מכאניים שבו זמני הנוכחות נרשמים על קרטון אישי שמשויך לכל עובד או עובד ועד שעונים ביומטריים או דיגיטליים שבהם הדיווח נעשה מרחוק באפליקציה ייעודית או במערכת ממוחשבת. במילים אחרות, מעסיקים כיום מבינים שהמעקב אחר שעות עובדי החברה הוא לא פריבילגיה – אלא חובה.
החוק מטיל עליהם את החובה הזו והם צריכים לדעת כיצד להפיק ממנה יתרונות וערך מוסף.
שעון נוכחות מחירים
החדשות הטובות למעסיקים הן שאין צורך לחרוג מהתקציב כדי להשיג שעוני נוכחות מעולים. יתרה על כך, אפשר לתאם שעון נוכחות חינם לתקופה מסוימת ורק אז לבחור את הסוג המתאים לתחום העיסוק והיקף העבודה. באופן כללי, המחירים נעים סביב כמה מאות שקלים לשעונים פיזיים וסביב עשרות שקלים בחודש בלבד לדיווח נוכחות ושעות עבודה באפליקציה.
כתיבת תוכן ע"י צוות מקורטק – בקרות כניסה נוכחות וזיהוי מתקדמות
