אפליקציה ייעודית המאפשרת לכל עובד לדווח נוכחות לפי מגבלות ואישורים הניתנים על ידי המעסיק מגלמת בתוכה שורה ארוכה של יתרונות. לכן אין פלא שמדובר על פתרון חדשני ואיכותי, אז הגיע הזמן להבין מה עומד מאחוריו
אפליקציה שעון נוכחות חדשנית ואיכותית
כל עסק שמשלם לעובדים שלו משכורת לפי מספר שעות העבודה צריך לפקח עליהן.
האפשרות הקלאסית והמסורתית היא לקבל את דיווחי השעות בצורה מכאנית, כמו למשל על גבי קרטון נייר שמשויך לכל עובד או עובדת ובו כותבים פיזית את השעות שבהן הם נכנסו למשרד או יצאו ממנו.
לשם השוואה, פתרונות מעט מתקדמים יותר הם אלו שמבוססים על שעון נוכחות מגנטי, מבוסס קרבה או טכנולוגיה ביומטרית.
עם זאת, מה שבאמת משנה את התמונה היא האופציה של אפליקציה שעון נוכחות ייעודית.
בעידן שבו לכל אחד ואחת מאיתנו יש בכף היד מכשיר טלפון חכם שאליו אפשר להוריד שלל אפליקציות בלחיצת כפתור אחת, אין פלא שמדובר על פתרון מתבקש.
סוגי אפליקציות לבקרה על שעות עבודה
יש סוגים שונים של שעון נוכחות אפליקציה שבהם אפשר להשתמש.
סוג אחד מאפשר לכל עובד לנהל את שעות העבודה שלו בצורה עצמאית, באופן שאינו מתממשק אל מערכת בקרת השכר ואיסוף הנתונים של המעסיק.
סוג אחר דווקא כן מסונכרן עם המעסיק, אבל הוא לא מספיק יסודי ולא ניתן לשנות בו הגדרות, הרשאות או מגבלות.
הפתרון האפליקטיבי הוא שעוני נוכחות שמשלבים בין כל העולמות: גם נוחות מקסימאלית עבור העובד וגם בקרה אופטימאלית עבור המעסיק.
זהו שעון נוכחות לעסק שלא רק מאפשר לדווח נתונים מהטלפון הנייד, אלא גם מחליף את השעון הפיזי ומאפשר לצפות בדיווחי העובדים מכל מקום ובכל זמן אונליין.
שעוני נוכחות מומלצים
השעון המומלץ הוא זה שמנצל את כל היתרונות של אפליקציה ייעודית.
בראש ובראשונה, סוג מומלץ של אפליקציה שעון נוכחות צריך למשל לאפשר למעסיק לצפות במיקומי הדיווח של העובד.
בעוד בשעון פיזי זה לא רלוונטי כי השעון עצמו נמצא בבית העסק ולא ניתן להחתים אותו אם לא מתקרבים אליו, באפליקציה ייעודית זה ממש משנה את התמונה.
היתרון של זה שהמעסיק יכול לצפות במיקומי הדיווחי של העובד הוא מעקב יעיל אחר מועסקים שעובדים מהבית.
כיום למשל הרבה מאוד אנשים ממשיכים לעבוד מהבית, לכן המעסיק צריך לוודא שהם מדווחים את השעות שלהם בצורה הוגנת.
האפליקציה הייעודית תורמת בכך, כי יש לה תכונה מתאימה לצפייה במיקומי הדיווח והמעקב אחריהם.
יתרה על כך, שעון נוכחות לעסק שמגיע בתוך אפליקציה מאפשר להגביל דיווחים לפי אזורי מיקום מורשים או לפי כתובות IP.
זה אומר למשל שהעובד לא יכול לדווח שהוא הגיע למשרד, אלא אם הוא נמצא פיזית ליד הכתובת הגיאוגרפית או כתובת ה-IP המוגדרת על ידי המעסיק.
כמו כן, המעסיק יכול להחליט שהוא מגביל את הדיווח רק לכתובת המגורים של העובד – כדי לוודא שהוא אכן מדווח על תחילת העבודה כאשר הוא נמצא בבית ולא בבית קפה, במלון או בכל מקום אחר.
שעון נוכחות טביעת אצבע
כמובן שלכל שעון נוכחות לעובדים יש את היתרונות שלו. לצד כל היתרונות של אפליקציה ייעודית, אי אפשר ולא כדאי להתעלם מהיתרונות של שעון נוכחות שעובד בטכנולוגיה ביומטרית:
- אי אפשר לזייף נתונים
- ניתן להבטיח אמינות של 100%
- הזיהוי הביומטרי מתבצע מהר, ביעילות ובצורה מאובטחת
- המערכת הביומטרית שמבוססת על זיהוי פנים סטרילית והיגיינית
במילים אחרות, כל עסק צריך למצוא את השעון שמתאים לו.
אפשר לבחור שעון נוכחות טביעת אצבע אם מעדיפים טכנולוגיה ביומטרית ואפליקציה ייעודית אם מעסיקים עובדים מרחוק, אבל צריך גם להביא בחשבון את אופי העבודה ואת הדרישות של העובדים.
שעוני נוכחות ביומטריים לעסק
עוד טיפ הוא להשוות ספציפית בין שעונים המשתייכים אל אותה קטגוריה.
בקטלוג של חברה מקצועית כגון זמן אמת שעון נוכחות לדוגמא מגיע בתצורות שונות, כי יש טכנולוגיות רבות שמשפיעות עליו.
מלבד ההבדל בין זיהוי פנים לבין טביעת אצבע בקטגוריה של השעונים הביומטריים, ניתן לראות את זה גם עם שעונים דיגיטליים וגם עם שעונים מגנטיים.
השעון הביומטרי מתאים לעסק שיש לו הרבה עובדים שמגיעים פיזית וכל יום למשרד.
לעומת זאת, שעון מגנטי וזול יותר יתאים לעסק קטן שבו יש מעט עובדים ואין להם בעיה להעביר פיזית את הכרטיס בתור החריץ.
אם רוצים לשלב יתרונות שונים של השעון המגנטי בפתרונות מתקדמים יותר, אפשר להשוות בין טכנולוגיה ביומטרית לבין שעון מבוסס קרבה.
כמה עולה שעון נוכחות?
השיקול האחרון שמכריע בשאלה איזה שעון יהיה הכי חדשני, איכותי ויעיל עבור העסק הוא כמובן כלכלי.
כאן בודקים לא רק את המפרט הטכני המלא המתואר על ידי היצרן, אלא גם את השאלה כמה זה עולה לעסק כל חודש.
אפשרות אחת למשל היא לתאם תקופת ניסיון עבור שעון נוכחות חינם ורק אחריה להחליט.
אפשרות אחרת היא להתחיל מלכתחילה בהתחייבות לתקופה ארוכה כדי להוזיל את המחיר לחודש, אבל זה דורש השוואה בין אפליקציה שעון נוכחות לבין שאר סוגי השעונים.
אפליקציה ייעודית בדרך כלל עולה 5-12 ש”ח בחודש לכל עובד.
שעון פיזי יעלה 200-800 ש”ח בחודש לפי הטכנולוגיה, כאשר השעון המכאני יהיה הכי זול בקטגוריה והשעון הביומטרי הכי יקר.
ספציפית בטכנולוגיה הביומטרית, ניתן גם לראות פערי מחירים של עשרות אחוזים בין שעונים שונים לפי מספר העובדים שיש בעסק: ככל שצריך להגדיר יותר אמצעי זיהוי ביומטריים בגלל מספר עובדים גבוה, כך המחיר של השעון יעלה.
בכל מקרה, מדובר בהשקעה משתלמת כי גם האפליקציה וגם השעונים הפיזיים מהווים פתרון חדשני ואיכותי לניהול שעות העבודה ולחישוב השכר באופן חוקי ואפקטיבי.
