הטכנולוגיה כיום נמצאת בכל ארגון, גדול או קטן ושיטות העבודה הישנות של פעם הולכות ונעלמות. יחד עם זאת עדיין ישנם עסקים רבים שמתבססים על דיווח ידני על מנת לפקח על ביצועים ונוכחות.
דיווח ידני באמצעות רישום פיזי או הקלדה ידנית גורר עמו שורה של בעיות המשפיעות ישירות על תפוקת העבודה בארגון וכמובן גם על האמון בין המעסיק לעובדים. כיום אפשר לעשות זאת יותר בקלות וליהנות מפרודוקטיביות גבוהה יותר. בואו ללמוד כיצד.
מהן הסיבות העיקריות לבעיות בדיווח ידני?
הסתמכות על דיווח שעות ידני ובכלל רישום ידני מביא לא רק לפעולות חוזרות ונשנות שמייצרות שחיקה וחוסר של דיוק אלא פשוט אינו אפקטיבי במגוון של רבדים. הנה כמה סיבות שכדאי לדעת עליהן:
- טעויות אנוש: הקלדה שגויה, בלבול בין תאריכים או פשוט חוסר תשומת לב שמובילים אל נתונים מעוותים.
- חוסר אחידות: ללא מערכת אחידה כל עובד עלול לדווח בפורמט מעט שונה, מה שמקשה על ריכוז המידע.
- תפוקה נמוכה: זמן רב מושקע במילוי טפסים ובבדיקתם במקום בביצוע המשימות שלשמן העובד נמצא בארגון.
- קושי בניהול נתונים גדולים: ככל שהארגון גדל, כמות הניירת הופכת למסה שבלתי ניתן לנתח אותה ללא כלים דיגיטליים.
- חוסר דיוק / זיוף: דיווח ידני מאפשר מרחב תמרון לדיווחים שאינם משקפים את המציאות, בין אם בכוונה ובין אם בטעות.
- דיווח בדיעבד: עובדים נוטים למלא את הדוחות בסוף השבוע או החודש, מה שיוצר פער זיכרון משמעותי.
אחת הבעיות הקשות ביותר במערכות לא אוטומטיות ובכלל באמצעות דיווח שעות ידני היא טעויות דיווח משמעותיות. כאשר המידע לא נכתב בזמן אמת הסיכוי לשיבושים בנתונים הוא גבוה במיוחד. מצב זה מוביל כמעט תמיד למציאות של ויכוחים על שעות עבודה בין העובדים להנהלה כי אין מקור אמת אחד שניתן להסתמך עליו בביטחון מלא.
היעדר דיוק בנתונים מייצר שרשרת תגובה שמתחילה בתוך המשרד ומגיעה עד לחשבון הבנק של העובד ובסיטואציות כאלו המצב עלול להסתבך אפילו יותר. חוסר בדיוק שהינו כרוני ביומני הנוכחות גורם לכך שמחלקת הכספים נאלצת להשקיע משאבים רבים בסינון המידע. התוצאה הישירה של תהליכים מסורבלים אלו היא בזבוז זמן, דבר שמעכב את הצמיחה הארגונית וגורר עלויות מיותרות.
מה עושים עם עובדים ששוכחים להזין נוכחות?
גורם נוסף שמשפיע על אמינות המידע הוא נושא שכחה של העובדים. יש עובדים שפשוט לא שמים לב לעובדה שהם חייבים להקליד נוכחות וכאשר חולף זמן משמעותי כמו שבועיים או אפילו כמה ימים הסיטואציה הזו פשוט מקשה על הארגון להתנהל. כאשר הארגון נדרש לבצע ניהול שעות ושכר בחגים המורכבות עולה פי כמה בשל ערבי חג, שעות נוספות ותעריפים משתנים מה שהופך את הדיווח הידני למשימה כמעט בלתי אפשרית ללא תקלות.
כאשר מתגלים פערים בגלל דיווח שעות ידני מתחיל תהליך ארוך של תיקונים ידניים במסמכים ובגיליונות האלקטרוניים. פעולה זו פוגעת מאד בנושא של אמינות נתונים בתוך הארגון. מנהלים רבים מוצאים את עצמם עסוקים בבירוקרטיה במקום באסטרטגיה, מה שיוצר עומס ניהולי כבד שניתן היה למנוע בקלות באמצעות אוטומציה פשוטה.
כל מה שאתם צריכים זאת מערכת טובה ואיכותית
אפשר לחסוך את התחושה הלא נעימה שנוצרת בארגון בעקבות דיווח שעות ידני שאינו מדויק או כזה שפשוט נשכח. אין יותר צורך להתעסק עם בזבוז זמן בניהול שעות או להיכנס אל ויכוחים מיותרים. כאשר רישום שעות לא באמת מתבצע בלחיצת כפתור, נוצרת תחושת חוסר צדק בקרב העובדים, מה שפוגע במורל ובמוטיבציה הכללית במקום העבודה.
באמצעות מערכת חכמה וחדשנית שכוללת גם אוטומציה מאימה תוכלו לטפל באותן בעיות שכר שכבר עלו, לדאוג לכך שלא יהיה ניהול לא מסודר וליהנות מניהול איכותי של הארגון. כי בסופו של דבר דיווח שעות שאינו דיגיטלי הוא כבר מזמן עניין ישן ולא הייתם רוצים להישאר מאחור.
