מערכת נוכחות לדיווח שעות עבודה ע"י שעוני נוכחות הטובים בעולם

מערכת נוכחות לדיווח שעות עבודה ע"י שעוני נוכחות הטובים בעולם – היכרות עם סוגים שונים של מערכות ותוכנות מאפשרת לכל מי שמנהל עסק להקצות עבור העובדים שלו את השעון היעיל והמדויק ביותר.

עם זאת, חשוב להכיר את ההבדלים בין הסוגים והדגמים על מנת ליהנות מהיתרונות שלהם גם בהתאמה אישית

איזה מערכת נוכחות מתאימה לעסק שלך?

תיקון משנת 2009 לחוק הגנת השכר מסדיר גם בישראל את חובת המעסיק לנהל פנקס שכר. בין היתר, התיקון קובע למשל שחובה על המעסיק לתת תלוש שכר לעובדים שלו. עם זאת, מה שבעיקר חדש בתיקון לחוק זו ההתייחסות אל האופן שבו מתבצע דיווח השעות. לפי התיקון החדש, בכל תובענה אזרחית לתשלום שכר עבודה מעבירים אל המעביד את נטל ההוכחה. במילים אחרות, המעביד הוא זה שצריך להוכיח עכשיו שהרישום של השעות נעשה כדין.

התיקון החדש לחוק הגנת השכר מייצר במובן מסוים אינטרס משותף של העובד והמעסיק. אם בעבר רק העובד עקב אחרי השעות והוא גם לא תמיד ידע איך בדיוק בוצע החישוב, הרי שכעת החוק מעניק לו כוח לתבוע את המעסיק בגין הלנת שכר או מחסור בדיווחי שעות ואף לדרוש ממנו להוכיח איך בדיוק בוצע החישוב. המסקנה היא שכדאי לכל מעסיק לשלב בפעילות השוטפת שעון נוכחות אמין שגם אפשר לסמוך עליו.

העניין הוא שבחירת מערכת הנוכחות היא משימה מורכבת יותר מכפי שנהוג לחשוב. קודם כל, כמעט לכל מעסיק יש צרכים אחרים מבחינת מספר העובדים, אופי הפעילות, התקציב שעומד לרשותו וכן הלאה. שנית, יכולים להיות הבדלים משמעותיים מבחינת התפקוד והמפרט הטכני של המערכות עצמן. הפתרון הוא להכין את שיעורי הבית ולהכיר את המערכות הקיימות ואת ההבדלים ביניהן:

1. כרטיס קרבה – הפתרון הקלאסי והנגיש ביותר הוא התקנת שעון עם כרטיס קרבה. חברת מקורטק לדוגמא משווקת דגמים מעולים של שעון נוכחות לעסק מן הסוג הזה ומציעה יתרונות מבחינת מחיר הוגן, אמינות גבוהה ותפעול נוח ופשוט. באמצעות כרטיס קרבה קל לעובדים לדווח את השעות שלהם כאשר הם נכנסים או יוצאים וניתן גם להשתמש בו כסוג של פתרון מיתוגי.
2. טביעת אצבע – הדור הבא של שעון נוכחות לעובדים יכול להיות מבוסס על זיהוי ביומטרי. אחת הדרכים לזהות את העובדים היא לדוגמא לבקש מהם לתת טביעת אצבע ולאחר מכן להזין את הנתונים אל תוך מערכת דיווח השעות. טביעת האצבע אמינה, מהירה וקלה והעובדים לא צריכים להחזיק פיזית כרטיס על מנת להיכנס ולצאת מהבניין. החיסרון הוא שחלק מהעובדים עלולים לחשוש לפרטיות שלהם או לזליגת מידע מהמאגר, לכן צריך לוודא שמדובר על מערכת נוחות אמינה ומאובטחת.
3. זיהוי פנים – מערכת שמבוססת על זיהוי פנים מנצלת גם היא את הטכנולוגיה הביומטרית, אך מנסה לקצר עוד יותר את משך הזמן שעובר מהרגע שבו העובד מגיע או יוצא ועד שהנתונים נרשמים. במילים אחרות, מערכת זיהוי פנים היא מתוחכמת יותר מטביעת אצבע ויש שרואים בה גם פתרון היגייני וסטרילי. באמצעות מערכת זיהוי פנים ניתן להתמודד עם כניסה ויציאה של המון עובדים במהירות והחיסרון הוא עלות גבוהה יותר לעומת מערכת טביעת אצבע.
4. כף יד – עוד זיהוי ביומטרי בסיסי יותר יכול לכלול כף יד. כאן לא מדובר על טכנולוגיה מאוד חדשה, אבל כן על פתרון אמין שחוסך דאגות לגבי הפרת פרטיות. באמצעות כף היד ניתן לזהות את העובדים כאשר הם נכנסים ויוצאים ולבצע דיווח מסודר של שעות העבודה שלהם.
5. שעונים מגנטיים – השעון המגנטי הוא ללא ספק הפתרון הכי מוכר וגם ותיק. טכנולוגיה מגנטית אמנם הוחלפה בחלק מבתי העסק בשעונים עם כרטיס קרבה או עם טביעת אצבע, אבל עד היום הם מציעים את היתרון של תמורה משתלמת בהשקעה. באמצעות השעון המגנטי ניתן לנהל את הנוכחות ואת דיווחי העובדים בלי לחרוג מתוך מסגרת התקציב, ללא הוצאות תחזוקה ובעיקר באופן אמין. כמו כן, שעונים אלו מומלצים דווקא עבור חברות גדולות כי התוכנה שלהם פשוטה לשימוש ואין צורך בתכונות ומאפיינים מיוחדים על מנת להפעיל אותה.
6. תוכנות ואפליקציות בענן – אי אפשר לדבר על הדור הבא של מערכות נוכחות לדיווח שעות על ידי שעוני הנוכחות הטובים בעולם ולא להזכיר את הענן. המעבר לענן משפיע על כל בית עסק בארץ ובעולם, כי הוא משחרר אותו מהתלות הפיזית בחומרה. אז בין אם מדובר על שעון נוכחות אפליקציה שמעביר את הדיווח ישירות לענן שאליו ניתן לגשת מרחוק ומכל מקום עם חיבור לאינטרנט ובין אם זה שעון נוכחות דיגיטלי פשוט יותר – הענן כאן כדי להישאר.

מערכות הנוכחות המתקדמות ביותר בעולם

יש כמה מאפיינים שחוזרים על עצמם עם סוגים שונים של המערכות הנחשבות הכי מתקדמות בעולם מבחינת נוכחות. ראשית, לכל מערכת שעומדת בקריטריונים של החברות המובילות והמתקדמות יש תוכנה מתאימה. התוכנה בנויה מלכתחילה על מנת לנצל את המפרט הטכני וכדי לתמוך בחומרה המשוכללת. בין היתר, רואים את זה עם ממשק משתמש נוח שרלוונטי גם עבור העובד שמדווח שעות – אבל גם עבור המעסיק או מחלקת משאבי האנוש שאמורה לקבל את הנתונים ולרכז אותם טרם חישוב תלוש השכר.

עוד מאפיין של מערכות נוכחות מתקדמות הוא הדגש על אבטחה. גם מעסיקים וגם עובדים מבינים שיש משמעות רבה לאבטחת סייבר, לכן הם מוכנים להשקיע במערכות מתוחכמות עם מנגנוני הגנה משוכללים וחומות אש מוכחות. בכל אחד מהמקרים האלה, המערכות הכי מתקדמות בעולם לא רק מצליחות להתמודד עם העומס והדרישות – אלא גם מונעות גישה מרחוק ופריצה של גורמים לא מורשים.

מערכת מתקדמת צריכה להיות מיוצרת על ידי חברה גדולה, אמינה ומוכרת. ככל שהחברה שעומדת מאחורי המערכת מוכרת יותר, כך סביר להניח שהיא צברה יותר ניסיון בהתמודדות עם הדרישות של המעסיקים מצד אחד ושל העובדים מצד שני. במערכות המתקדמות באמת, כל הצדדים נהנים מגישה מלאה אל התכונות השונות ומרגישים שהם יכולים לסמוך על הדיווח החודשי.

מבחינת המעסיק, המערכת הכי מתקדמת היא אולי יקרה יותר – אבל ממילא מדובר על הוצאה מוכרת וניתן לקזז בגינה את חבות המס. מעבר לכך, המעסיק חייב להסתכל על המערכת בתור השקעה ולא כהוצאה רגילה. בגלל שהחוק מטיל את האחריות על המעסיק בכל תביעה שנוגעת לאופן חישוב השכר, עדיף לו להגן על עצמו באמצעות דיווחים מסודרים ואמינים.

בצד של העובד יש אינטרסים אחרים, כמו למשל לקצר את משך הזמן שנדרש על מנת לדווח נוכחות ולדעת שהנתונים מועברים בצורה שקופה והוגנת. לכן העובדים עלולים לגלות עוגמת נפש כלפי מערכת דיווח שעות שלא מתפקדת עבורם באופן רציף, סובלת מתקלות או לא מוגנת ברמת האבטחה הגבוהה ביותר. בשביל למנוע את זה, יש להקצות לכל בית עסק מערכת נוכחות שמתאימה לו.

מחיר מערכות נוכחות

על אף החשיבות של המערכת ודיווחי השעות עבור בית העסק והמעביד, אין סיבה לחרוג מתוך מסגרת התקציב. מה שצריך לעשות הוא להכיר מראש את המחירים המקובלים בתחום ובענף ואז להיעזר בהם על מנת להשוות בין הדגמים. השוואה לפי המחירים אמורה להביא לידי ביטוי גם את ההבדלים מבחינת המפרט הטכני, הטכנולוגיה או התמיכה שניתנת מאחורי הקלעים במהלך ההפעלה השוטפת של המערכת.

שעון עם כרטיס קרבה למשל יעלה כ-900-₪ 1,500 ש"ח, בעוד שעון זול יחסית לעסק זעיר יעלה כ-500 ש"ח. שעון עם טביעת אצבע יעלה 700-1,200 ש"ח ושעון משולב WIFI לדיווח מרחוק יעלה 1,200-1,400 ש"ח. שעון גדול לחברות גדולות יכול לעלות כבר 1,600 ש"ח ומעלה ושעון נוכחות מגנטי לארגונים ומוסדות יעלה 1,400-2,300 ש"ח. לשם השוואה, קורא נוכחות מגנטי שולחני שאותו ניתן לשים ממש בעמדות העבודה יעלה 500-600 ש"ח ויש גם אפשרות להשיג שעון מולטי ביומטרי שמשלב כמה יכולות זיהוי להשגת התוצאות הגבוהות ביותר (כמו זיהוי פנים, תווי כף יד, טביעת אצבע וכרטיס קרבה) במחיר של 2,400-4,000 ש"ח.

החומרה היא לא הדבר היחיד שהמעסיק צריך לשלם עליו על מנת לקבל את דיווחי הנוכחות בצורה מסודרת. מלבד השעון עצמו, יכול להיות שיהיה צורך לשאת בתשלום חודשי מסוים עבור התוכנה. התפקיד של התוכנה הוא לאסוף את הנתונים מתוך השעון ולסנכרן אותם עם מערכת דיווחי השכר. בדרך כלל משלמים על תוכנה לפי סוג השעון, כאשר טווח המחירים הוא 6-30 ש"ח לחודש. התשלום הוא במודל שבו המעסיק למעשה שוכר את התוכנה מהחברה שמייצרת אותה ואחראית עליה, לכן הוא לא צריך לדאוג להטמעה או לתמיכה טכנית.

שעון נוכחות בהתאמה אישית

הדבר החשוב ביותר הוא להתאים כל סוג של שעון או מערכת נוכחות לצרכים של בית העסק. בשלב הראשון, התאמה אישית כוללת בדיקה של כמה פרמטרים:

• כמה עובדים יש בעסק
• איפה בדיוק העובדים נמצאים (במשרד, בשטח, בפגישות וכן הלאה)
• איפה העסק נמצא
• מה שעות העבודה של העסק
• מה מודל השכר של העובדים (תשלום לפי שעה, תשלום גלובאלי וכדומה)

בשלב השני מגדירים את מסגרת התקציב ובודקים איזה מהדגמים השונים של המערכות והשעונים בכלל רלוונטיים עבור העסק. אמנם מדובר בהשקעה משתלמת, אבל סביר להניח שבעלי עסקים ירצו לחסוך בהוצאות בלי להתפשר על הביצועים של השעון. בשביל להבטיח מענה לדרישות האלה, משווים בין הדגמים על פי המפרט הטכני המתואר על ידי היצרן ובודקים איזה מהם הכי מתאים לעסק ולדרישות שלו.

בשלב הבא ניתן לברר לגבי אופן ההתקנה של השעון והתפעול השוטף שלו. הטעות הנפוצה למשל היא לבדוק רק כמה השעון עולה, אבל לא להביא בחשבון את הימים שבהם העובדים לא יכולים לדווח שעות כי הוא לא נוח לתפעול, תקוע, סובל מתקלות וכן הלאה. בשביל למנוע את זה מראש ולדאוג שההסתגלות של העובדים אל השעון החדש תהיה כמה שיותר מהיר, מבררים מראש לגבי ההתקנה ומה שהיא דורשת.

בסופו של דבר, סביר להניח שבעלי עסקים יצטרכו להתייעץ עם בעלי מקצוע לגבי השעון והמערכת שמתאימים להם. אמנם בעלי עסקים ומעסיקים מכירים את העובדים שלהם טוב יותר מכל אחד אחר, אבל זה לא מספיק בשביל להשוות בין סוגים שונים של שעוני נוכחות. מיד אחרי שהמעסיקים מבינים את החשיבות של דיווחי נוכחות כאלה וגם את ההשפעה החוקית עליהם בטווח הארוך או חלילה בעת הגשת תביעה, עליהם לברר איזה מהשעונים הכי מתאימים להם.

השקעה בשעון ומערכת שמאפשרים להעביר דיווחי נוכחות מאוד יעילה בטווח הארוך. אמנם לוקח זמן לבחור את השעון ואת המערכת, אבל לאחר מכן העובדים מתרגלים אליה וגם המעסיק יודע שחישובי השכר החודשיים מבוצעים על הצד הטוב ביותר, עם גיבוי מלא ובלי טעויות.